Die Abrechnung über Pauschalsummen, sogenannten „Lump Sums“, ist ein relativ neues Verfahren zur Abrechnung von Projektkosten. Dieses Verfahren wurde im Rahmen des Cluster 4 Arbeitsprogramms erstmalig im Ausschreibungsjahr 2023 eingesetzt. Die ersten Projektanträge, die diese Methodik nutzen, wurden im Sommer 2023 evaluiert. Mittlerweile konnten die ersten Förderverträge mit der EU-Kommission unterzeichnet werden. Dies nahm die NKS DIT zum Anlass, um gemeinsam mit der NKS RuF eine Online-Veranstaltung zu Lump Sum-Projekte zu organisieren.

Die NKS RuF berichtete im Rahmen einer generellen Einführung in die Lump Sum Thematik über die Besonderheiten dieses Verfahrens, insbesondere im Vergleich zum bisherigen („actual cost based“)-Modell. Dabei ging sie insbesondere auf die optimale Aufteilung des Projektes in Arbeitspakete sowie die Berechnung der Personalkosten ein. Hier ist besondere Vorsicht geboten, da eine nicht ausreichende Begründung von hohen Personalkosten zu Budgetkürzungen führen kann.

Im Anschluss gab die NKS DIT einen detaillierteren Einblick in die Statistiken der Lump Sum Ausschreibungen von 2023 und in ausgewertete Ergebnisberichte von Projektanträgen, bei denen die Nutzung des Lump Sum-Instruments vorgesehen war. Hieraus wurde abgeleitet, worauf die Begutachtenden der Projekte besonderen Wert legen. Dies ist in erster Linie eine sinnvolle Abschätzung der Kosten der Arbeitspakete. Dazu gehören sowohl Personalkosten, welche für verschiedene Personalarten angegeben werden müssen, als auch Anschaffungs- und Projektmanagementkosten.

Die Veranstaltung wurde durch eine kurze Präsentation eines koordinierenden Antragstellenden abgerundet, welcher kürzlich einen erfolgreichen Antrag für ein Lump Sum-Projekt eingereicht hat. Der Antragstellende berichtete über die Vertragsverhandlungen mit der EU-Kommission, welche sich – ebenfalls aufgrund der Personalkosten – nicht grade als einfach erwiesen.

Das Fazit des informativen Nachmittags war, dass das Lump Sum-Verfahren für alle – für die EU-Kommission, für Begutachtende, für Antragstellende - noch ein neues Instrument ist, bei dem es hinsichtlich der Antragstellung einiges zu beachten gibt.

Die NKS DIT steht gerne für Beratungsgespräche und Informationen zum Thema Lump Sums in zurzeit offenen Ausschreibungen zur Verfügung. Zögern Sie bei Fragen zu diesem oder anderen Themen im thematischen Bereich von Cluster 4 von Horizont Europa nicht, uns über die bekannten Kanäle zu kontaktieren.

nks-dit/aha